SLALOM-SEURA RY – JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Laadittu 30.8.2026. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja tietosuojalaki (1050/2018).

1. REKISTERINPITÄJÄ

Slalom-Seura ry, Kattilavuorenkuja 14, 02330 Helsinki, slalomseurainfo at gmail.com

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIASIOISSA

Hallituksen puheenjohtaja Sami Törmä, slalomseurainfo at gmail.com

3. REKISTERIN NIMI

Slalom-Seura ry:n jäsenrekisteri. Rekisteriä ylläpidetään myClub-jäsenpalvelussa (slalomseura.myclub.fi).

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: yhdistyslain (503/1989) 11 §:n mukaisen jäsenluettelon ylläpito (lakisääteinen velvoite); seuran toiminnan järjestäminen eli harjoituksiin, leireille ja kilpailumatkoille ilmoittautuminen, läsnäoloseuranta ja valmennustoiminnan suunnittelu (jäsenyyteen perustuva oikeutettu etu ja sopimus); jäsen- ja valmennusmaksujen laskutus ja maksuseuranta (sopimus, kirjanpitolainsäädäntö); jäsenviestintä ja tiedottaminen seuran toiminnasta (jäsenyyteen perustuva oikeutettu etu); kuva- ja julkaisulupien hallinta (suostumus); sekä leirien ja kilpailumatkojen turvallisuuden kannalta tarpeelliset tiedot, kuten allergiat ja lääkitykset, joita huoltaja tai täysi-ikäinen jäsen antaa vapaaehtoisesti ilmoittautumisen yhteydessä (nimenomainen suostumus, tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a alakohta). Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

5. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Jäsenen nimi, syntymäaika ja sukupuoli; yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero); alaikäisen jäsenen huoltajan nimi ja yhteystiedot; jäsenyyttä koskevat tiedot kuten jäsenlaji, harjoitus- ja maksuryhmät sekä jäsenyyden alkamis- ja päättymisaika; ilmoittautumis- ja läsnäolotiedot (harjoitukset, leirit, kilpailumatkat, tapahtumat); laskutus- ja maksutiedot; luvat ja suostumukset (esim. kuvauslupa); sekä leiri- ja kilpailumatkailmoittautumisten yhteydessä vapaaehtoisesti annetut lisätiedot (esim. allergiat, lääkitykset, kuljetustarve, huoltajan osallistuminen). Kannatusjäsenenä olevasta yhteisöstä käsitellään yhteisön nimi ja mahdollinen y-tunnus sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.

6. TIETOLÄHTEET

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään tai alaikäisen jäsenen huoltajalta rekisteröitymisen, jäsenhakemuksen ja tapahtumailmoittautumisten yhteydessä. Jäsen tai huoltaja itse vastaa yhteystietojensa ajantasaisuudesta myClub-palvelussa.

7. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT, LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Rekisteriä ylläpidetään myClub-jäsenpalvelussa, jonka toimittaja Taikala Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun. Palvelun tiedot säilytetään EU-/ETA-alueella, eikä tietoja siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Kilpailulisensseihin ja kilpailutoimintaan liittyviä tietoja voidaan jäsenen tai huoltajan toimeksiannosta välittää Ski Sport Finland ry:lle ja Suomisport-palveluun. Viranomaisille tietoja luovutetaan lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa. Rekisterin käyttöoikeudet on rajattu seuran hallituksen jäsenille ja niille toimihenkilöille (esim. valmentajat läsnäoloseurannan osalta), joiden tehtävät sitä edellyttävät.

8. TIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Jäsenyyteen liittyvät tiedot säilytetään jäsenyyden ajan; jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan tai arkistoidaan yhdistyslain edellyttämässä laajuudessa kohtuullisessa ajassa, viimeistään kahden vuoden kuluessa. Laskutus- ja maksutietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämä aika. Leiri-ilmoittautumisten yhteydessä annetut terveyttä koskevat lisätiedot poistetaan tapahtumakohtaisesti, kun tapahtuma ja sen laskutus on käsitelty. Läsnäolo- ja osallistumistietoja säilytetään toimintakauden ja sitä seuraavan kauden ajan toiminnan suunnittelua varten.

9. REKISTERIN SUOJAUS

Rekisteri on sähköinen. myClub-palvelun tietoliikenne on salattua ja palvelun tietoturvasta vastaa Taikala Oy. Käyttöoikeudet on suojattu henkilökohtaisin tunnuksin ja rajattu tehtävän mukaan; ylläpitokäyttäjillä on mahdollisuus monivaiheiseen tunnistautumiseen. Paperisia jäsenluetteloita ei ylläpidetä.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä ja alaikäisen jäsenen huoltajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää virheellisen tiedon oikaisua; pyytää tietojensa poistamista siltä osin kuin säilyttämiselle ei ole lakisääteistä perustetta; pyytää käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä; peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa (esim. kuvauslupa tai terveystiedot); määrittää omien tietojensa näkyvyys muille jäsenille myClubin tietosuoja-asetuksissa; sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi). Tarkastus- ja muut pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Moni tieto on jäsenen itsensä tarkasteltavissa ja korjattavissa suoraan myClub-palvelussa.

11. SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Seura kehittää toimintaansa ja voi päivittää tätä selostetta. Voimassa oleva seloste on nähtävillä seuran myClub-palvelussa. Olennaisista muutoksista tiedotetaan jäsenille.